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Healthcare solutions

BlueNews N.2

In questo numero di BlueNews:

Servizi al cittadino: la consegna automatizzata della documentazione clinica
Case history: xDonna Swiss Medical SA
La gestione dell’imaging extra-radiologico
Sistema RIS: uno strumento polivalente

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SERVIZI AL CITTADINO:
LA CONSEGNA AUTOMATIZZATA DELLA DOCUMENTAZIONE CLINICA

L’idea innovativa del Prof. Alessandro Carriero, Direttore della Struttura Complessa a Direzione Universitaria di Radiologia Diagnostica ed Interventistica dell’Ospedale Maggiore della Carità di Novara.

BlueSelf, il nuovo sistema di distribuzione di documenti radiologici, rappresenta una soluzione innovativa che consente al cittadino il ritiro dei propri esami in modo autonomo, in funzione dei propri impegni ed orari ed in modo del tutto indipendente.

Le modalità di ritiro dell’esame sono estremamente semplici ed intuitive: è sufficiente utilizzare il proprio tesserino sanitario e il foglio del ritiro esame, presentandosi presso il totem BlueSelf e seguire una procedura guidata interattiva per effettuare l’operazione di ritiro del referto e del supporto per l’archiviazione delle immagini diagnostiche.

Vi presentiamo l’intervista con il Prof. Alessandro Carriero, promotore dell’iniziativa volta ad automatizzare la distribuzione della documentazione radiologica.

Prof. Carriero, come nasce l’idea di automatizzare la consegna della documentazione clinica al paziente?

È noto che le lunghe liste di attesa e le code per ritirare gli esami rappresentino oggi le maggiori criticità dei Dipartimenti di Diagnostica per Immagini. L’idea di poter consegnare gli esami con la massima celerità in un largo spazio temporale ha sempre affascinato me e il Dott. Gerardo Di Nardo. Pertanto con il Dott. Gerardo Di Nardo ho pensato di creare un sistema Self Service di ritiro del CD e dei referti diagnostici. Il Dott. Di Nardo nella progettazione evolutiva dell’idea ha messo le basi, da me condivise, per realizzare in simultanea la stampa del referto (autenticata da firma digitale) e la masterizzazione in tempo reale dell’iconografia diagnostica. Grazie alla disponibilità ed alla sinergia delle Aziende EL.CO. e 3B è nato così il Totem BlueSelf.

Dalla prima idea ci sono stati ulteriori intuizioni?

L’intuizione principale è stata quella di diffondere la presenza del Totem presso punti strategici di ritiro, tra cui (comuni, farmacie, guardie mediche, Medici di Medicina Generale, Sedi distaccate di presidi ospedalieri) senza limiti di orario. La finalità è quella di assicurare la massima disponibilità e fruibilità possibili per il ritiro della documentazione clinica per il cittadino.

Quali sono stati i benefici derivanti dalla sperimentazione del BlueSelf?

Nella fase di sperimentazione abbiamo riscontrato un tempo medio di attesa di 6 minuti e 17 secondi, a partire dall’identificazione del paziente mediante tessera sanitaria, fino all’effettiva stampa della documentazione clinica (referto e CD/DVD).
Inoltre sono stati intervistati 176 utenti a cui è stato chiesto un giudizio, espresso su una scala da 1 a 5, sulla difficoltà nello svolgere le varie operazioni, sul tempo d’attesa e sulla modalità nel suo complesso.
Alla valutazione complessiva sul sistema il 69.3% degli intervistati ha espresso giudizio positivo, il 26,6% giudizio intermedio e il 3,9% giudizio negativo.
Questi dati saranno oggetto di comunicazione al Congresso Nazionale di Radiologia SIRM 2014, che si terrà nella città di Firenze.
Per concludere, la sperimentazione ha trovato riscontro positivo nell’utenza, evitando altresì possibili errori in fase di consegna, finora affidata al personale amministrativo. Inoltre, ha permesso la riduzione delle attività di back-office ed il conseguente riutilizzo del personale per altre mansioni amministrative.

In ottica futura, quali scenari evolutivi si prospettano per questo progetto?

Alla luce della continua innovazione tecnologica e informatica, le prospettive in relazione all’evoluzione del progetto, secondo me, sono innumerevoli e stimolanti: in quest’ottica una delle finalità principali è quella di rendere sempre più autonomo il cittadino in rapporto alla consultazione e archiviazione della propria documentazione clinica.

 

CASE HISTORY:
XDONNA SWISS MEDICAL SA

A colloquio con la Dott.ssa Elena Cauzza, Responsabile di xDonna di Bellinzona (CH), Centro di diagnostica specializzato dedicato alla prevenzione del tumore al seno.

Il Centro xDonna di Bellinzona rappresenta un’importante e consolidata realtà di riferimento per la prevenzione del tumore al seno. La Dottoressa Elena Cauzza, fondatrice e promotrice del progetto xDonna si avvale di un team altamente specializzato e di partner tecnologicamente innovativi e professionali.

Vi proponiamo una breve intervista, volta a spiegare il processo di informatizzazione del Centro.

Dott.ssa Cauzza, da cosa deriva la scelta di un sistema pay-per-click?

Il sistema pay-per-click è funzionale ed efficace per le esigenze di xDonna, centro di riferimento per la mammografia e la prevenzione contro il tumore al seno. Tale procedura di acquisto non prevede un investimento iniziale e consente di parametrare la spesa annua sulla base del numero di esami che vengono eseguiti: la soluzione delle economie di scala consente altresì di ridurre la spesa per esame all’aumentare del numero di prestazioni erogate.

Attraverso l’utilizzo del sistema gestionale informatizzato, quali benefici ne sono derivati per i suoi pazienti e quali per la gestione della Sua struttura?

L’implementazione di un sistema gestionale informatizzato ha consentito un’ottimizzazione delle risorse umane all’interno della struttura comportando, in modo parallelo, un importante beneficio per le pazienti. Con riferimento al primo concetto, è importante evidenziare come la prenotazione online da parte dei medici richiedenti sia tale da assicurare che sia sempre possibile effettuare una prenotazione presso il nostro Centro anche nei giorni di chiusura settimanali, evitando un rinvio della prenotazione e incrementando l’efficienza organizzativa. Grazie a questa soluzione informatizzata è possibile contemplare il numero di pazienti schedulati e monitorare la creazione di liste di attesa.

L’introduzione del sistema di prenotazione online ha aumentato l’autonomia delle pazienti nel flusso amministrativo di accesso ad una prestazione?

Sicuramente, anche alla luce del fatto che presso il nostro Centro vengono eseguite solo mammografie. La volontà è quella di sensibilizzare le donne verso la diagnosi precoce: in quest’ottica la gestione autonoma della prenotazione di una visita da parte del cittadino consente l’identificazione di due vantaggi, ovvero l’appuntamento più consono alle proprie esigenze e l’eliminazione della interposizione per la prenotazione di un ufficio o telefonata.
La funzionalità di Prenotazione online gestita direttamente dal nostro sito internet, integrato con il sistema PolaRis, risulta semplice e garantisce una rapida registrazione.

 

LA GESTIONE DELL’IMAGING EXTRA-RADIOLOGICO

L’informatizzazione degli ambulatori specialistici raccontata attraverso l’esperienza dell’Ing. Debora Angeletti, Direttore Servizio Risorse informatiche e telematiche, presso l’Azienda USL di Parma.

Da cosa nasce l’esigenza di un sistema di refertazione ed archiviazione multimediale di immagini e video in ambito ambulatoriale?

L’assistenza specialistica ambulatoriale comprende le prestazioni diagnostiche, terapeutiche, riabilitative, di diagnostica strumentale, per immagini e di laboratorio (compresi i servizi clinici ospedalieri – medicina nucleare, anatomia patologica).
In questo contesto si rende necessario integrare e gestire le immagini e i dati prodotti dagli strumenti al fine di garantire la completezza del referto clinico, la sicurezza del processo di diagnosi, dall’identificazione del paziente alla corretta associazione ad esso della prestazione, dei risultati e delle immagini, la loro archiviazione per la consultazione clinica e legale e la produzione di un referto digitale completo da inviare alle piattaforme regionali per l’implementazione del Fascicolo Sanitario Elettronico e l’integrazione con i MMG/PLS e il territorio. Investire su questi livelli di integrazione risulta fondamentale soprattutto per una Azienda USL che ha una vocazione strettamente legata all’integrazione e ai servizi del e sul territorio.

In quale modo la soluzione ELCOModality ha migliorato il flusso di lavoro e la sicurezza dei dati prodotti?

La soluzione introdotta ha consentito di rendere sicuro il processo, garantendo la corretta associazione di dati e immagini con l’anagrafica del paziente, ha permesso di fornire agli specialisti uno strumento lineare ed univoco per la refertazione di tutti i tipi di prestazioni e garantisce la possibilità di conservare i dati in modo da garantirne l’integrità e la consistenza, offrendo così la possibilità di consultarli e distribuirli garantendo gli adeguati livelli di sicurezza e privacy.

Che importanza ricopre l’integrazione di questo tipo di soluzioni con il sistema informativo ospedaliero e regionale?

Soluzioni come quella proposta consentono l’informatizzazione e la “dematerializzazione” dell’intero processo, consentendo di implementare la circolarità delle informazioni in tempo reale non solo a livello aziendale ma anche a livello interaziendale e regionale. Solo informatizzando completamente i processi (dalla produzione alla conservazione dell’informazione) si può infatti ottenere la completa circolarità delle informazioni tra ospedale, territorio e infrastrutture regionali che implementano i servizi al cittadino. Solo attraverso strumenti di questo tipo è possibile farlo garantendo l’adeguato livello di gestione del rischio, di integrità dei dati e di privacy.

 

SISTEMA RIS:
UNO STRUMENTO POLIVALENTE

Le nuove dinamiche dei Dipartimenti di Diagnostica per Immagini secondo il parere del Dott. Ivo Andrea Bergamo-Andreis Cesarini-Sforza, Direttore della U.O. Radiologia/Diagnostica per Immagini
del Presidio Ospedaliero di Legnano-Cuggiono.

L’evoluzione del sistema RIS, nel corso degli anni, ha portato a concepire l’applicativo come uno strumento rivolto ai Direttori di Dipartimenti, per analizzare le dinamiche logistiche ed economiche del proprio dipartimento.
In questo contesto abbiamo interpellato il Dott. Ivo Andrea Bergamo-Andreis Cesarini Sforza, per condividere la sua esperienza sul tema.

Quale importanza ricopre il RIS sull’efficienza del Personale, con lo scopo di porre il paziente al centro dell’attenzione?

Il fattore-cardine per garantire la reale centralità del Paziente è rappresentato dalla ottimizzazione della gestione del Paziente, dal momento in cui interagisce con il front-office di Radiologia; al momento in cui, effettuato l’esame previsto, verrà congedato; al momento in cui avrà la disponibilità del referto conclusivo.
Il RIS è d’altronde in grado di fornire informazione precisa, in tempo reale, in merito al tempo di interazione del Paziente – step-by-step – con le varie figure professionali (dal Personale Amministrativo, al TSRM, al Medico), ma pure – nel caso di Pazienti Interni – del tempo intercorso fra l’arrivo dal e rispettivamente al ritorno in Reparto: è così possibile mantenere un vero e proprio Controllo di Qualità su tutti i passi percorsi dal Paziente, non più considerato un semplice numero di esclusivo interesse statistico. Seconda ricaduta positiva, bene nota, del RIS integrato al PACS è rappresentata dalla possibilità di “personalizzare” l’esame sul singolo Paziente, riducendo il numero di acquisizioni ridondanti e non essenziali ai fini diagnostici, grazie alla possibilità di disporre in tempo reale della “storia radiologica” del Paziente; ciò che si risolve spesso in “risparmi” in termini dosimetrici.

Quali vantaggi possono dare gli strumenti informatici nel gestire il management di Dipartimento?

I principali vantaggi possono essere sinteticamente distinti in 3 grandi gruppi:

a) Miglioramento della produttività, ottimizzando i vari “steps”, responsabili di inevitabile perdita di tempo, che debbono essere percorsi prima che un referto sia reso disponibile al Paziente.

b) Ottimizzazione della gestione del Personale, in particolare del Personale Amministrativo, laddove al momento attuale è fondamentale un efficiente “front office” che deve gestire al meglio tutta la complessa “macchina” amministrativa (prenotazione, accettazione, ticketing), essendo al contrario nettamente meno importante il ruolo giuocato dal “back-office”, chiamato al giorno d’oggi a svolgere essenzialmente attività di smistamento delle indagini ambulatoriali e di archiviazione, oltre che di elaborazione statistica (si rammenti che la attività di refertazione è integralmente gestita dal Medico Radiologo, grazie alla disponibilità dei Sistemi di Riconoscimento Vocale).

c) Ottimizzazione della gestione finanziaria. E’ indispensabile essere in grado di rilevare in tempo reale eventuali criticità nell’attività giornaliera/settimanale/mensile per potere stabilire immediate misure correttive; altrettanto importante è il monitoraggio costante dei consumi (e dei relativi costi), al fine di mantenere da un lato al minimo il “magazzino” (notoriamente un costo), dall’altro di evitare sprechi ingiustificati in termini economici (scelta del prodotto, a parità di qualità, dal costo inferiore).

Quali saranno, da un punto di vista clinico, i prossimi passi nel processo di evoluzione dell’IT in ambito ospedaliero?

Volendo essere iper-sintetici si potrebbe ridurre il tutto alla semplice affermazione, di fatto presente sin dalla nascita della IT (in particolare per quanto riguarda RIS/PACS), del “everything on line, real time”. In realtà i passi da muovere sono molteplici.
Vi è la primaria esigenza di disporre in rete di tutti i dati (anamnestici, clinici, laboratoristici, diagnostici, etc.) del Paziente, con un Sistema “user-friendly” ma nel contempo altamente “protetto” per i dati sensibili che lo caratterizzano. Si tratta di una esigenza fondamentale per la migliore gestione del Paziente. A livello nazionale si stanno facendo numerosi passi in questa direzione, tuttavia in modo assolutamente non uniforme, a “pelle di leopardo”. Un fattore fortemente limitante la piena attivazione di un EHR (Electronic Health Record) che non sia più una semplice Cartella Clinica vecchia maniera, seppure digitale (EMR: Electronic Medical Record), ma bensì un “global health data repository”, è al momento attuale rappresentato dalla virtuale impossibilità di integrare in un solo data base le informazioni ad origine dal Pubblico con quelle a provenienza dal Privato, in maniera da consentirne la loro accessibilità agli Addetti ai Lavori oltre che al Paziente stesso. E’ verosimile che con una visione Paziente-centrica e non focalizzata sul Prestatore d’Opera vi possano essere speranze di giungere a questo obiettivo.
Altrettanto importante è il ruolo giuocato ai fini della piena applicazione, in tutte le Realtà Ospedaliere dotate di competenze multi-specialistiche, della filosofia della “breast unit” (riunioni a valenza multi-disciplinare per definire il più corretto percorso, a carattere prevalentemente terapeutico, per il singolo Paziente), unitamente alla filosofia del “auditing” (valutazione critica ex-post di casistica di particolare complessità). Questi momenti di scambio critico di opinioni dovrebbero fare parte della routine lavorativa settimanale, trovando nell’IT fondamentale elemento facilitatore, per giungere fino a vero e proprio “tele-consulting”.
Si tratta di concetti non nuovi, ma che per tutta una serie di ragioni sono fino al momento attuale stati oggetto di implementazione “piecemeal”, se non addirittura “sperimentale”.